Personvern og informasjonskapsler

Her finner du personvernerklæringen, som handler om hvordan SSN samler inn og behandler dine personopplysninger. Du finner også informasjon om informasjonskapsler.

Personvernerklæringen er sist oppdatert 21/06/2018.

1. Om personvernerklæringen

Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge (SSN) er et særlovsselskap underlagt Lov om Studentsamskipnader (LOV-2007-12-14-116 med senere endringer) I henhold til denne loven er SSN sitt formål å ta seg av studentenes velferdsbehov ved det enkelte lærested. En studentsamskipnad skal tilby tjenester til studenter. I begrenset omfang kan en studentsamskipnad også tilby tjenester til andre enn studenter.

For å utføre sin virksomhet kan SSN, i henhold til Lov om Studentsamskipnader, stifte eller delta i selskap. Selskaper der SSN eier så mange aksjer eller andeler at de representerer flertallet av stemmene, anses selskapet som datterselskap. Denne personvernerklæringen gjelder SSN og SSNs datterselskaper.

Personvernerklæringen omhandler hvordan opplysninger, herunder personopplysninger, som SSN samler inn, blir behandlet, delt og lagret i forbindelse med SSN sin kommunikasjon med deg, herunder bruk av Min side (boligsystem, helserefusjoner), fagsystemer for våre virksomhetsområder og på vår nettside www.ssn.no, videre omtalt som «SSN-tjenestene».

Ansvarlig for behandlingen av personopplysningene (databehandler):
Studentsamskipnaden i Sørøst.-Norge (SSN)
Org.nr. 914 458 811
Raveien 201
3184 Borre

2. Formålet med å samle inn personopplysninger

For å kunne tilby alle våre kunder så gode tjenester som mulig, gjøre tjenestetilbudet og informasjon om dette tilgjengelig, og gjøre det enkelt for kundene å betjene sitt helhetlige kundeforhold til SSN, innhenter, behandler og lagrer SSN personopplysninger om sine kunder.

Formålet med innsamlingen er å tilby deg et best mulig tjeneste- og servicenivå, samt å gi deg oversikt over og informasjon om dine studenttilbud, medlemskap, søknader, avtaler og leieforhold gjennom SSN. SSN-tjenestene gir deg muligheter til å organisere studenthverdagen din digitalt, herunder tjenester knyttet til blant annet studentbolig, barnehage, trening og andre studentaktiviteter.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi behandler dine persondata for å oppfylle nevnte formål. Det er viktig at du gjør deg kjent med denne da du ved å ta i bruk SSN-tjenestene gjør det nødvendig for SSN å behandle personopplysninger om deg.

Personopplysningene blir behandlet i henhold til personopplysningsloven, EUs forordning for personvern, bokføringsloven og eventuelle andre relevante lover. Der innhenting, behandling og lagring ikke er hjemlet i lov/forskrift eller er spesifisert i avtale og kontrakt du inngår som kunde, vil vi innhente samtykke fra deg.

3. Dine rettigheter

SSN er forpliktet til å følge gjeldende regler om personvern. Reglene gir deg blant annet rett til å:

  • Trekke tilbake og endre dine samtykker.
  • Få personopplysninger vi ikke lenger har behov for å oppbevare slettet fra våre registre og systemer.
  • Få rettet uriktige personopplysninger.
  • Få innsyn i personopplysninger som er lagret om deg i våre datasystemer.
  • Kreve at opplysningene SSN har om deg kan overføres til en tredjepart som du bestemmer.
  • Klage til Datatilsynet dersom du mener at SSN ikke håndterer dine personopplysninger på lovlig måte.

Du kan ordne med innsyn, retting og sletting av opplysninger, samt endre dine samtykker via brukerkontoen din på www.ssn.no eller ved å kontakte SSNs Studentservice.

4. Hvilke opplysninger samles inn og behandles

For deg som har et kundeforhold til SSN utover å betale semesteravgift, fremgår det nedenfor en overordnet oversikt over hvilke personopplysninger vi samler inn, behandler og lagrer i forbindelse med de avtaler/kontrakter/kundeforhold du har inngått med oss.

  • Leietakere i studentbolig: Gjennom å undertegne husleiekontrakt gir du SSN rett til å behandle og lagre persondata. Dataene lagres i 3 år etter at du avslutter ditt leieforhold. Dersom du søker men ikke får tildelt bolig, lagrer vi din søknad til du selv fjerner den og maksimalt i 2 måneder. Detaljert informasjon om behandling av personopplysninger for deg som er leietaker hos SSN Bolig finner du som egen informasjon om behandling av personopplysninger for våre beboere.  
  • Medlem i SSN Moov: Gjennom å undertegne treningsavtale gir du SSN rett til å behandle og lagre persondata som er relevant for ditt kundeforhold. Dataene lagres hos vår underleverandør av medlemssystem «Online EDB AS». Dersom vi skal lagre treningsdata om deg, vil vi be om særskilt samtykke til dette.
  • Brukere av SSNs helsetjenester: De tjenestene som faller innunder helselovgivningen (pasientjournalloven) behandles i henhold til denne lovgivningen, og holdes adskilt fra SSNs øvrige data. Brukere av helsetjenester og kurs, gir gjennom avtale/kurspåmelding samtykke i at SSN samler inn nødvendige persondata i forbindelse med dette.
  • Brukere av SSNs barnehager: Opptak skjer gjennom de respektive kommuners barnehagesystemer, og følger kommunenes retningslinjer. Alle som blir kunder i våre barnehager samtykker til at SSN kan behandle personopplysninger som er relevante for deres kundeforhold i våre barnehager.
  • Registrering på Min Side: Når du registrerer deg på Min Side vil du bli bedt om å opprette en brukerkonto og oppgi informasjon som navn, adresse, telefonnummer og epostadresse. SSN vil kunne samle inn informasjon om din påfølgende bruk av brukerkontoen, geografisk posisjon, IP-adresse, informasjon fra informasjonskapsler (cookies) og diagnostikkdata. Denne informasjonen benyttes for statistikk og dataanalyseformål.

Vi lagrer historikk knyttet til din respons (åpning og klikk på lenker) på digitale kampanjer, e-post, SMS og innlogget aktivitet på Min Side. Du kan når som helst be om å få din historikk slettet ved å ta kontakt på (epost). Data blir automatisk slettet iht. punkt 6, arkivering og sletting av personopplysninger.

SSN benytter Google Analytics som samler inn informasjon om aktivitetene i nettbaserte tjenester fra SSN. Denne informasjonen benyttes for statistikk og dataanalyseformål.

5. Hvordan bruker SSN dine opplysninger

Informasjonen vi samler inn, opplysningene du selv har registrert, og opplysninger som oppstår gjennom kundeforholdet, brukes for å oppfylle våre avtaler med deg og utvikle og forbedre SSN-tjenestene.

SSN bruker opplysningene for å gi deg tilbud og kommunikasjon i tråd med de samtykker du har gitt. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt, og vi vil da slette de opplysninger som ble lagret i tilknytning til det aktuelle samtykket. Vi kan ved aktivt samtykke eller som en del av relevant kundeforhold:

  • Bruke dine kontaktopplysninger til å sende deg informasjon, og til å invitere deg til å evaluere hvor fornøyd du var med bruk av SSNs tjenester.
  • Formidle tilbud på SSNs tjenester og øvrige henvendelser fra SSN for markedsføringsformål direkte i SSN-tjenestene, og til øvrig kontaktinformasjon du har registrert i SSN-tjenestene, som epost og telefon.
  • Benytte dine personopplysninger og opplysninger om din bruk av tjenesten anonymisert for å hjelpe oss med å fatte beslutninger om salg, markedsføring og produktutvikling.

6. Arkivering og sletting av personopplysninger

Når du ikke lenger betaler semesteravgift til SSN og ikke benytter noen av SSN sine tjenestetilbud, oppbevarer SSN persondata i en begrenset periode etter et kundeforholdet er avsluttet. Deretter slettes alle opplysninger om deg utover de opplysninger som bokføringsloven og eventuell annen lovgivning krever lagret.

Slettingen foregår automatisk og kontrolleres halvårlig av behandlingsansvarlig.

7. Behandlingsansvarlig

Etter personopplysningsloven har SSN rollen som behandlingsansvarlig. SSNs Administrerende direktør har fullmakt til å opptre som behandlingsansvarlig på vegne av SSN og SSNs datterselskaper. Behandlingsansvar for de ulike tjenestetilbudene kan delegeres til leder av aktuelle tjenesteområde.

Utleveres opplysninger om deg til SSN sine tjenesteleverandører, vil tjenesteleverandøren være databehandler for disse opplysningene, og SSN vil håndtere ansvaret for databehandlers håndtering av personopplysninger gjennom egne databehandleravtaler.

8. Hvem deler SSN opplysninger med (utlevering)

SSN kan i visse tilfeller, regulert av lovverk, levere opplysninger til myndighetene og til tilknyttede utdanningsinstitusjoner. SSN deler ikke dine personopplysninger for kommersielle formål eller markedsføringsformål uten ditt forutgående samtykke.

9. Hvem behandler dine opplysninger (databehandlere)

SSN kan benytte underleverandører for å levere, utvikle og forbedre SSN-tjenestene. Disse underleverandørene har ikke tillatelse til å benytte personopplysningene for andre formål. Underleverandørene blir da databehandlere, mens SSN forblir behandlingsansvarlig. SSN inngår databehandleravtaler med alle databehandlere som mottar/behandler/lagrer personopplysninger fra SSN.

10. Sikkerhet

Vi benytter flere forskjellige IT- systemer og metoder for å holde informasjonen din sikker når den overføres fra deg gjennom internett til våre servere. All informasjon og alle filer lastet opp til SSN-tjenestene blir kryptert ved opplasting til våre databaser.

11. Sosiale Medier

SSN publiserer nyheter på Facebook og på www.ssn.no. SSN vil ikke legge ut personopplysninger på disse stedene. SSN vil kunne benytte tilbakemeldinger fra kunder til å videreutvikle våre tjenester ytterligere.

Funksjoner for sosiale medier driftes enten av en tredjepart eller direkte på nettstedet vårt. Din bruk av slike funksjoner er underlagt personvernerklæringen til selskapet som leverer dem.

12. Endringer

SSN kan endre samtykkevilkår og personvernerklæring for å følge nye rettslige krav, og på grunn av endringer i vår egen praksis for innsamling og behandling av personopplysninger. Ved endringer som krever samtykke vil du bli bedt om å samtykke til nye vilkår når du logger på ssn.no før endringene iverksettes. Informasjon om andre endringer vil bli gitt på www.ssn.no.

13. Dine rettigheter

Som bruker av SSN kan du være trygg på at SSN tar ansvar for å beskytte dine personopplysninger. Du kan ha tillit til at vi samler inn, bruker og beskytter personopplysningene dine på en trygg og god måte.

SSN garanterer å:

  • Være åpne om hvordan vi samler inn, bruker og lagrer dine personopplysninger.
  • Kun bruke personopplysningene dine for det formålet vi har samlet dem inn for.
  • Ikke samle inn eller behandle flere opplysninger om deg enn vi trenger for å kunne tilby deg SSN-tjenestene, eller hva du har samtykket til. 

Som registrert hos SSN har du i henhold til personvernlovgivningen rett til innsyn i dine persondata og rett til å få dine data endret, slettet eller utlevert, så sant ikke dette strider mot annet lovverk.

Du kan styre dine samtykker og valg gjennom valg og henvendelser fra Min side når du er logget inn på ssn.no. Som innlogget har du også innsyn i dine personopplysninger og din kundehistorikk.

Innsyn i eventuelle øvrige lagrede opplysninger kan du få ved å ta kontakt med SSN kundeservice. SSN kundeservice skal også kontaktes dersom du krever personopplysninger endret, slettet eller utlevert.

Har du spørsmål til behandlingen, kan du sende e-post til post@ssn.no og merke den med "Personopplysninger".

Har du behov for å ta opp behandlingen av personopplysninger i SSN kan du kontakte oss på post@ssn.no.

Du kan klage på hvordan SSN behandler dine opplysninger til:

Datatilsynet
e-post: postkasse@datatilsynet.no
telefon: 22 39 69 00.